Proyecto
Armar los despachos del día era un trabajo manual de varias horas contra el ERP y una planilla aparte. Construimos un sistema que trae los documentos solo, calcula cajas, volumen y peso, separa por destino y deja listo el archivo que espera bodega.
El problema
El proceso empezaba copiando las facturas y guías del ERP a una planilla, y de ahí seguía cuesta abajo:
La solución
Una aplicación web que se conecta directo al ERP y trae las facturas y guías del rango de fechas que se le pida. Desde ahí hace sola lo que antes era manual: cruza cada producto con su ficha, calcula cajas, volumen y peso, separa Santiago de regiones y genera el Excel en el formato que ya usaba el courier.
Nada de esto obligó a cambiar el ERP ni a pedirle al courier que se adaptara: el sistema se acomodó a las herramientas que ya estaban funcionando.
Había una persona que sabía armar los despachos. Una sola. Si faltaba, el día se complicaba, porque nadie más entendía del todo cómo lo hacía.
Lo primero fue verla trabajar y anotar el proceso completo, paso por paso. Ninguno de esos pasos era difícil: eran lentos. Copiar, buscar, calcular, separar, armar.
El cuello de botella estaba a la vista. Los pedidos vivían en el sistema de la empresa y las medidas de los productos en una planilla aparte. Todo el tiempo se iba en unir esas dos cosas a mano, línea por línea.
Así que empezamos por ahí. Conectamos el sistema al ERP para que los documentos llegaran solos, y ordenamos la planilla de productos en una base que el propio equipo pudiera mantener sin depender de nosotros.
Con esas dos piezas unidas, el resto dejó de ser trabajo. Los cálculos, la separación por destino y el archivo para el courier pasaron a ser cuestión de segundos, porque siempre fueron operaciones simples: lo difícil era juntar los datos.
Hoy cualquiera del área puede armar el despacho del día. Y como cada envío queda registrado, si alguien pregunta qué salió la semana pasada, la respuesta está en el sistema y no en la memoria de una persona.
45 min
o menos para armar el despacho del día, contra las dos o tres horas que tomaba antes.
33 h
al mes que vuelven al equipo: cerca de cuatro jornadas completas que se iban en copiar, cruzar y calcular.
100%
de los despachos quedan registrados. Se puede volver a cualquier envío pasado y ver exactamente qué salió.
Se elige un rango de fechas y el sistema descarga las facturas y guías de venta directo del ERP. Nadie copia ni pega nada.
Cruza cada producto con su ficha y calcula cajas, volumen y peso. Si a un producto le faltan medidas, lo marca para revisión en vez de arrojar un número equivocado.
Santiago y regiones se clasifican de un clic, con la posibilidad de mover a mano lo que necesite un criterio distinto.
Los pedidos de regiones se juntan en un carro y de ahí sale el Excel para bodega, con el formato estándar del courier.
Cada pedido queda vinculado a su informe de bodega. El historial permite revisar lotes anteriores y reprocesar lo que se haya clasificado mal.
Los pedidos vivían en el ERP y las medidas de los productos en un Excel aparte. Todo el tiempo se iba en unir esas dos cosas a mano, línea por línea. Conectarlas fue lo que devolvió las horas: el resto del cálculo es aritmética que un sistema hace en un segundo.
Todo el cálculo depende de la ficha de cada producto. Por eso el sistema incluye su propia mantención: se editan las medidas desde la aplicación y cualquier producto sin datos queda marcado, para que un dato incompleto no se transforme en un despacho mal calculado.
Todos los días. Sincroniza, clasifica, arma el carro y genera el Excel para bodega. Es quien más tiempo recuperó.
Cada semana. Revisa el historial de despachos, consulta lo procesado y pide reprocesos cuando algo quedó mal clasificado.
Cuando hace falta. Mantiene la base de productos, la configuración y los usuarios del sistema.
Descarga de facturas y guías de venta por rango de fechas, sin intervención manual.
Cajas, metros cúbicos y kilos por pedido, a partir de la ficha de cada producto.
Santiago y regiones de un clic, con ajuste manual para los casos que lo necesitan.
El archivo para bodega en el formato estándar del courier, listo para enviar.
Cada pedido vinculado a su informe de bodega, con el registro de todos los lotes.
Corrección de pedidos ya procesados cuando la clasificación necesita cambiarse.
Mantención de medidas, peso y unidades por caja, con aviso de fichas incompletas.
Ingreso con contraseña y permisos separados para administración y operación.
Cuéntanos cómo trabajan hoy. La primera conversación es para entender el problema, no para venderte nada.
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